Auto-Assignment von Record Items wird eingesetzt, wenn Bedingungen auftreten, die erst nach einer gewissen Zeitspanne erkennbar sind oder die mit den vorhandenen Mitteln zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht eruiert werden können. Beispielsweise ist es denkbar, dass einer Person eine Qualifikation (ein Record Item) über ein Form zugewiesen wird. Nun soll der Person in Abhängigkeit von dieser neuen Qualifikation ein weiteres Record Item zugewiesen werden, sofern durch das neue Record Item eine zuvor definierte Bedingung erfüllt wird. Weil sich das nicht im Form prüfen lässt, kommt das Auto-Assignment ins Spiel. Bei einer Implementierung mittels Timer wird in regelmässigen Zeitabständen geprüft, ob die vordefinierte Bedingung erfüllt ist. Sobald die Bedingung erfüllt wird, erfolgt die Zuweisung des zusätzlichen, von der Bedingung abhängigen Record Items, was in der folgenden Abbildung schematisch dargestellt ist.
Dies ist nur ein mögliches Szenario, dürfte aber in vielen Situation zum Einsatz kommen.